Nejlepší časy a dny pro rozesílání e‑mailů

Načasování e‑mailové kampaně je klíčovým faktorem pro její úspěch, protože přímo ovlivňuje chování příjemců. Prvním důvodem je míra otevření (open rate) – pokud e‑mail dorazí v přeplněné schránce v nevhodný čas, existuje vysoká šance, že si ho příjemce ani nevšimne, nebo ho odloží a už se k němu nikdy nevrátí. E‑maily, které dorazí ve správný okamžik, kdy lidé kontrolují poštu, mají mnohem vyšší pravděpodobnost, že budou vůbec otevřeny.

Druhým faktorem je proklikovost (CTR). I když e‑mail příjemce otevře, rozhodnutí kliknout na odkaz uvnitř zprávy závisí na jeho momentálním rozpoložení. Pokud je právě uprostřed hektického pracovního dne nebo se snaží rychle dohnat resty, pravděpodobnost, že se bude chtít zabývat vaším sdělením, výrazně klesá. Naopak ve chvílích mentální pohody a soustředění – například ráno nebo po obědě – je šance na interakci s obsahem mnohem vyšší.

💡 TIP: Nejste si jistí, na základě čeho segmentovat? Podívejte se na 5 prověřených segmentačních strategií.

Třetím, a možná nejdůležitějším ukazatelem, je konverzní poměr. Otevření e‑mailu a kliknutí na odkaz ještě automaticky neznamená nákup nebo registraci. Pokud příjemce nemá v daný okamžik čas, motivaci nebo vhodné podmínky k dokončení konverze, pravděpodobně se k tomu nevrátí. Proto je důležité doručit e‑mail nejen ve chvíli, kdy jej lidé uvidí, ale také tehdy, kdy jsou ochotni jednat. Dobré načasování tak může rozhodovat mezi úspěšnou kampaní a promarněnou příležitostí.

Analýzy desítek milionů odeslaných e‑mailů napříč nástroji jako HubSpot, GetResponse, Mailchimp nebo Campaign Monitor ukazují pozoruhodně konzistentní výsledky, pokud jde o dny v týdnu s nejvyšším zapojením adresátů. Dlouhodobě se jako nejefektivnější den pro rozesílání e‑mailů jeví úterý, zejména v B2B sektoru. Lidé se po víkendu adaptují na pracovní režim, ale ještě nejsou zahlceni úkoly a mají větší ochotu otevřít a přečíst si nové zprávy ve své schránce. Je to ideální den pro odeslání newsletterů, obchodních sdělení nebo pozvánek na webináře.

Dalším silným dnem je čtvrtek, kdy většina uživatelů dokončuje pracovní úkoly, ale ještě mají čas a energii reagovat na nové informace nebo nabídky. E‑maily rozeslané ve čtvrtek často vykazují dobrou míru prokliků i konverzí. Středa pak slouží jako stabilní prostřední den týdne – vhodný například pro druhou vlnu rozesílek nebo jako doplněk k hlavní kampani. Pokud plánujete více než jednu e‑mailovou rozesílku týdně, právě středa může být skvělým kompromisem mezi úterým a čtvrtkem.

Naopak pondělí a pátek bývají slabší, co se týče otevírání a prokliků. V pondělí se většina lidí snaží zpracovat problémy a úkoly, které se vyskytly během víkendu, schránky bývají přeplněné a nové zprávy snadno zapadnou. Pátek je pak často mentálním přechodem k víkendu – uživatelé méně reagují na marketingové zprávy, protože už neplánují další pracovní nebo nákupní akce. Víkendy jsou specifickou kategorií – v B2C oborech (například móda, lifestyle nebo cestování) mohou víkendové rozesílky fungovat dobře, ale v B2B segmentu bývá zájem minimální.

Čas odeslání e‑mailů hraje klíčovou roli v úspěšnosti kampaně – ovlivňuje nejen míru otevření, ale také prokliky a konverze. Data z e‑mailingových nástrojů ukazují, že nejefektivnější bývá rozesílka ráno mezi 9:00 a 11:00, kdy většina lidí otevírá svou schránku poprvé a je připravena reagovat na nové zprávy. V tomto časovém okně se daří zejména newsletterům a důležitým obchodním sdělením, protože uživatelé ještě nejsou zahlceni pracovními úkoly.

💡 TIP: Jméno odesílatele newsletteru: Jak ovlivňuje míru otevření a důvěru příjemců

Další vhodné období nastává po obědě mezi 13:00 a 15:00. Lidé mají tendenci znovu kontrolovat e‑mail po návratu ke stolu a často mají mentální prostor zpracovat nové informace. Tento čas je vhodný zejména pro lehčí obsah, inspirace nebo personalizované nabídky. Některé segmenty (například vzdělávání nebo konzultace) mohou právě v tomto okně zaznamenat nejvyšší míru odpovědí a registrací.

Zajímavou možností, zejména pro B2C značky, je také večerní rozesílka mezi 18:00 a 20:00, kdy uživatelé tráví čas na mobilních zařízeních, procházejí poštu nebo nabídky z e‑shopů. Zde záleží na tom, kde a jak vaše cílová skupina e‑maily čte – mobilní uživatelé často reagují flexibilněji, zatímco u B2B publika je večerní doba méně účinná. V každém případě je nezbytné přihlížet k časovým pásmům a chování konkrétních segmentů publika, které se mohou výrazně lišit v závislosti na trhu i typu produktu.

Přestože analýzy e‑mailových nástrojů ukazují obecné trendy, každé publikum je unikátní. To, co funguje jedné firmě, nemusí být efektivní pro jinou. Z toho důvodu je důležité přistupovat k načasování strategicky a na základě dat. Základem je A/B testování různých časů a dnů rozesílky, díky kterému zjistíte, kdy vaše publikum nejlépe reaguje. Testování by mělo probíhat kontinuálně – sezónnost, chování uživatelů i trh se totiž neustále mění.

Dalším krokem je analýza historických dat z vašich e‑mailingových kampaní. Sledujte, kdy lidé nejčastěji e‑maily otevírají, klikají a konvertují. Pokud máte e‑mailingové kampaně rozdělené na různé cílové skupiny, zohledněte jejich specifika – B2B publikum (např. manažeři nebo specialisté) obvykle reaguje jinak než B2C segment, mladší zákazníci e‑shopů mají jiné zvyky a preference než rodiče malých dětí. Každá skupina má svá "aktivní okna", kdy se věnuje obsahu.

Využít můžete také moderní automatizační nástroje, které umožňují odesílání e‑mailů v čase, kdy je konkrétní příjemce nejaktivnější – například na základě jeho předchozího chování. Takový personalizovaný přístup může výrazně zvýšit efektivitu kampaní, aniž by bylo nutné hádat, kdy poslat další newsletter. Kombinací testování, datové analýzy a chytré automatizace tak najdete vlastní optimální timing, který bude fungovat právě pro vaši e‑mailingovou kampaň.

Článek připravila digitální agentura SEO Consult, která realizuje SEO, PPC reklamu, e‑mailing, správu sociálních sítí, správu zbožových vyhledávačů a obsahový marketing.