Kontakty pro e‑mailing: jak je sbírat správně a v souladu s legislativou?

Sběr e‑mailových kontaktů pro marketingové účely se řídí přísnou legislativou, která chrání osobní údaje spotřebitelů a definuje podmínky, za kterých lze zasílat obchodní sdělení. Klíčové jsou nařízení GDPRa zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Tyto normy stanovují povinnost získat výslovný souhlas subjektu údajů a zároveň určují, jakým způsobem lze s e‑mailovými adresami nakládat.

Souhlas se zasíláním obchodních sdělení musí vzniknout dobrovolně ze strany odběratele, který musí být předem seznámen s tím, jakým způsobem bude s jeho osobními údaji nakládáno. K jakému účelu budou jeho údaje použity, kdo je bude zpracovávat a jak dlouho budou uchovávány, ukládají Zásady o zpracování osobních údajů konkrétní společnosti. Ty je ideální umístit do patičky na webové stránce nebo přímo do formuláře pro sběr kontaktů. Možnost kdykoli souhlas odvolat a evidence souhlasu.

Zákon dále vyžaduje, aby měl každý uživatel možnost kdykoli svůj souhlas odvolat – standardem je odkaz pro odhlášení (unsubscribe) v každém e‑mailu. Správce údajů, tedy konkrétní společnost, musí být také schopen zpětně prokázat, kdy, jak a k čemu byl souhlas udělen. Nedodržení těchto povinností může vést k vysokým pokutám ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů.

• Legální jistota: Pomáhá prokazovat, že daný uživatel dal skutečně informovaný souhlas.

• Vyšší kvalita databáze: Eliminuje falešné nebo chybné e‑mailové adresy.

• Lepší doručitelnost: E‑mailové platformy považují double opt‑in databáze za spolehlivější.

Větší angažovanost: Uživatel, který potvrdí e‑mail, má větší pravděpodobnost, že bude skutečně číst vaše newslettery.

Metoda double opt‑in představuje osvědčený způsob, jak sbírat e‑mailové kontakty transparentně a v souladu s právními předpisy. Proces spočívá ve dvou krocích – uživatel nejprve vyplní přihlašovací formulář a následně svůj zájem o odběr potvrdí kliknutím na ověřovací odkaz, který mu dorazí na zadanou e‑mailovou adresu. Teprve po tomto kroku je kontakt zařazen do databáze. Tento postup výrazně snižuje riziko zneužití cizí e‑mailové adresy a zajišťuje, že příjemce skutečně souhlasil se zasíláním obchodních sdělení.

Z právního hlediska je double opt‑in silným důkazem, že byl souhlas udělen vědomě a svobodně, což je v souladu s požadavky GDPR. Zároveň tento mechanismus eliminuje chybná či falešná zadání e‑mailů, čímž zvyšuje kvalitu databáze. To se pozitivně projevuje i na doručitelnosti – e‑mailingové platformy totiž obvykle upřednostňují kampaně, které směřují na aktivní a ověřené příjemce, což zvyšuje reputaci odesílatele.

💡TIP: Populární e‑mailingové automatizace za pár minut

Další výhodou je vyšší angažovanost samotných odběratelů. Uživatel, který projde dvojitým potvrzením, o odběr projevil skutečný zájem, a tím pádem je pravděpodobnější, že bude e‑maily pravidelně otevírat a číst. Double opt‑in tedy nejen chrání před právními komplikacemi, ale přináší i marketingové benefity – kvalitnější databázi, vyšší míru otevření i konverzní poměr.

Získání kvalitních e‑mailových kontaktů je dnes stále složitější – uživatelé jsou opatrní, pečlivě si vybírají, komu svůj e‑mail svěří, a očekávají za něj jasnou protihodnotu. Základním krokem k úspěšnému sběru kontaktů je proto nabídnout něco, co má pro návštěvníka skutečnou hodnotu.

Takzvané lead magnety – například e‑book, praktický checklist, přístup k exkluzivnímu webináři nebo slevový kód – patří mezi nejefektivnější nástroje. Zároveň lze pracovat s motivací formou prémiového obsahu, který je dostupný pouze pro odběratele – například odborné články, případové studie nebo speciální nabídky.

Důležitou roli hraje také transparentní komunikace. Uživatel by měl přesně vědět, co může od e‑mailového odběru očekávat – jak často bude zprávy dostávat, jaký obsah mohou obsahovat (novinky, akce, tipy, edukativní materiály) a kdo je jejich odesílatelem. Ujistěte ho, že svá data může kdykoli z databáze odstranit a že nebudou nikdy předávána třetím stranám. Tím zvýšíte důvěru a zároveň snížíte obavy odběratelů z nevyžádané pošty.

Velký vliv na úspěšnost sběru kontaktů má i samotné umístění přihlašovacího formuláře. Ten by měl být dobře viditelný a snadno dostupný – ideálně na více místech webu: v hlavičce, v patičce, na stránce s blogem, v postranním panelu nebo jako vyskakovací okno. Formulář může být rovněž součástí článků, především na jejich konci, kdy čtenář dokončil konzumaci obsahu a je připraven k další akci. Důležité je, aby přihlášení bylo co nejjednodušší a nezatěžující.

Nezapomínejte ani na externí kanály, jako jsou sociální sítě. Umístěte odkaz na přihlašovací formulář do vašeho profilu, připněte příspěvek na Facebooku nebo vytvořte reklamní kampaň zaměřenou na získávání e‑mailových kontaktů. S pomocí kombinace dobře zvoleného obsahu, motivace a jasné komunikace můžete budovat databázi, která má skutečnou marketingovou hodnotu a přináší výsledky.

Ecomail je populární česká platforma pro e‑mail marketing, která nabízí řadu nástrojů pro efektivní a legální sběr kontaktů. Pokud chcete budovat kvalitní databázi příjemců a zároveň dodržet všechny legislativní požadavky, nabízí Ecomail velmi intuitivní řešení s pokročilými funkcemi. Zde jsou osvědčené tipy z praxe, jak na to:

Ecomail umožňuje snadno vytvořit vlastní přihlašovací formulář, který automaticky pracuje s funkcí double opt‑in. To znamená, že po vyplnění formuláře je kontakt zařazen jako „nepotvrzený“ a e‑mail s ověřovacím odkazem je odeslán automaticky. Po kliknutí na odkaz je kontakt označen jako „aktivní“. Tento přístup nejen chrání vaši databázi před nevalidními adresami, ale je také v souladu s GDPR. Samozřejmostí je také editor, který umožňuje formuláře upravovat podle vašich potřeb.

Ecomail nabízí jednoduché propojení s platformami jako Shoptet, Webareal, Fastcentrik, WooCommerce, Upgates a mnohé další. Můžete také propojit systém s vlastními weby přes API či vložený HTML kód. Formulář tak můžete umístit do hlavičky, patičky, vyskakovacího okna nebo jako součást checkout procesu. Ideální je formulář nastavit podle konkrétního typu zákazníka – například jiný obsah nabídnout návštěvníkům blogu a jiný zákazníkům na e‑shopu.

Ecomail umožňuje už při přihlášení sbírat další informace – například zájmy, pohlaví nebo jazyk. Využijte rozšiřující pole ve formuláři, pokud chcete později segmentovat databázi pro cílenější kampaně. Můžete si také nastavit značky (tzv. tags), které automaticky přiřadí novému kontaktu určité vlastnosti podle formuláře, který použil.

💡 TIP: Vysoká doručitelnost newsletterů jako must have

Jakmile nový kontakt dokončí proces double opt‑in, je ideální ho přivítat automatickou sérií e‑mailů. V Ecomailu můžete jednoduše nastavit automatickou uvítací sekvenci mailů, která uživatele seznámí s vaší značkou, produkty nebo mu nabídne slevový kód jako poděkování za přihlášení. Tím se zvyšuje šance na první konverzi a aktivní zapojení kontaktu.

Ecomail nabízí nástroje pro sledování aktivity kontaktů (otevření e‑mailu, prokliky, neaktivita). Sledujte tyto metriky a jednou za čas očistěte databázi od dlouhodobě neaktivních adres. Můžete také vytvořit automatizaci pro re‑engagement kampaň – například sérii e‑mailů s otázkou, zda má kontakt stále zájem o odběr.

Pokud sběr kontaktů podchytíte od začátku správně, stane se pro vás e‑mailing jedním z nejefektivnějších marketingových kanálů. Sběr kontaktů pro e‑mailing není totiž jen technická záležitost, ale především efektivní způsob, jak si vybudovat důvěrný vztah se zákazníkem. Pokud k němu přistoupíte s respektem, transparentností a důrazem na kvalitu, získáte nejen silnou databázi, ale i věrné čtenáře a potenciální zákazníky.

Článek připravila digitální agentura PPC Profits.