Reminder e‑mail: jak napsat připomínku, na kterou nikdo nezapomene

Reminder e‑mail (neboli připomínkový e‑mail) je typ automatizované zprávy, kterou byste měli posílat lidem, abyste je upozornili na blížící se událost – ať už jde o online webinář, konferenci, nebo workshop.

Na rozdíl od e‑mailu na opuštěný košík, který zachraňuje nedokončené nákupy, se reminder zaměřuje na existující registraci. Jeho hlavním cílem je dostat registrovaného uživatele v přesný čas na přesné místo. V textu byste neměli znovu prodávat samotný koncept akce. Jedná se o čisté připomenutí, předání organizačních pokynů a maximální usnadnění účasti. Skvělý reminder e‑mail přiměje lidi k otevření, přečtení a přinese požadované výsledky.

Spousta pořadatelů udělá tu chybu, že pošle jeden e‑mail týden před akcí a pak už jen doufá. Jenže jeden e‑mail v dnešním digitálním šumu nestačí. Rychle zapadne a spoléhat se na jedinou připomínku je hazard s vaší návštěvností.

Proč je série reminderů o tolik lepší?

• Buduje očekávání a „hype“: Postupným sdělováním informací udržujete pozornost a budujete zvědavost.

• Funguje jako záchranná síť: Pokud první e‑mail zapadne nebo ho uživatel v zaplněné schránce přehlédne, další dva ho spolehlivě zachytí.

• Zvyšuje míru účasti: Statistiky ukazují, že promyšlená a strategicky načasovaná série e‑mailů dokáže zvýšit reálnou účast na webinářích až o 40 %.

• Praktická flexibilita: V každém e‑mailu můžete předat trochu jiné informace – od navigace na místo až po přímý odkaz ke streamu.

Správné načasování odeslání e‑mailů je naprosto zásadní. Pokud pošlete e‑mail příliš brzy, lidé na něj zapomenou. Pokud příliš pozdě, už si na vás ve svém kalendáři neudělají čas. Ideální strategie pro eventy a webináře se skládá ze tří hlavních kroků.

Týden před akcí je ideální čas na to, abyste se připomněli poprvé. Účastníci si v této chvíli plánují svůj pracovní týden a schůzky. Potvrďte jim, že se akce blíží, a představte hlavní lákadla – například řečníky nebo podrobný program akce.

Tento e‑mail slouží jako jasné upozornění, že zítra touhle dobou vše vypukne. Cílem je přimět lidi, aby si na zítřek zablokovali čas v kalendáři, zkontrolovali si technické požadavky (pokud jde o online event) nebo si naplánovali cestu.

Zde se doporučuje poslat e‑mail 1 hodinu před začátkem a případně 10 minut před spuštěním. V digitálním světě lidé fungují impulzivně. Když jim pípne e‑mail 10 minut před webinářem, jednoduše kliknou a jsou tam.

TIP pro správné načasování: V běžném e‑mail marketingu se při posílání upomínek doporučuje počkat několik dní, aby měli uživatelé dostatek prostoru. U eventů a webinářů je ale situace jiná – čas hraje proti vám. Načasování (týden / den / hodinu předem) proto podřiďte termínu startu akce, nikoli tomu, zda příjemce předchozí e‑mail otevřel. Cílem je doručit správnou informaci ve správný čas celé databázi registrovaných.

Správně napsaný reminder e‑mail by měl mít jasnou strukturu. Měl by být stručný, přehledný a vizuálně čistý. Uživatel se v něm musí zorientovat během prvních několika sekund.

Klíčové prvky úspěšného reminderu:

• Jasný předmět e‑mailu: Předmět je první věc, kterou příjemce uvidí. Proto by měl být krátký a výstižný. Obecně byste měli volit jasné a stručné varianty jako „Připomínka schůzky”, „Připomínka události”.

• Preheader: Jedná se o text, který se zobrazuje hned za předmětem v doručené poště. Zde byste měli využít příležitost k předání dodatečného kontextu, který příjemce motivuje ke kliknutí a otevření.

• Oslovení: Připomínky byste měli personalizovat jménem příjemce, protože tento malý detail může výrazně zvýšit účinnost celého e‑mailu.

• Připomenutí nejdůležitějších údajů: Nezapomeňte příjemci sdělit datum a přesný čas – mělo by to být nepřehlédnutelné. U offline akcí přidejte taky mapu, adresu nebo instrukce k parkování. U webináře vložte výrazné CTA tlačítko s odkazem na Zoom, Teams nebo vaši platformu. Také připomeňte 2–3 hlavní body, o kterých bude řeč, abyste v nich znovu zažehli zvědavost.

• Přátelské zakončení e‑mailu: Nabídněte příjemci pomoc a zanechte skvělý dojem. Připojte své kontaktní údaje, aby se na vás lidé v případě technických potíží mohli obrátit, a napište jim: „Dejte mi vědět, kdybyste potřebovali dodatečné informace.“ Zakončete e‑mail přátelským pozdravem jako „S pozdravem“, „Srdečně“ atd. Pište jako konkrétní člověk (např. Petr z Ecomailu), zvýšíte tím důvěryhodnost zprávy.

Předmět e‑mailu rozhoduje o tom, zda účastník zprávu vůbec otevře. Buďte přímočaří a specifičtí. Využívejte křestní jméno a emotikony pro lepší viditelnost. Nezapomínejte také na preheader. Využijte ho jako pokračování věty a doplňte jím chybějící detaily.

Příklad: Webinář o využití AI v marketingu

Týden před akcí:

• Už za týden: Jak zapojit AI do marketingové rutiny

• Jano, nezapomeňte: Náš workshop o AI startuje už za 7 dní

• Těšíte se na webinář o AI? Tady je malá ochutnávka toho, co budeme ukazovat

Den před akcí:

• Zítra touhle dobou začínáme

• Jste připraveni na zítřejší nálož AI tipů?

• Důležité informace a podklady k zítřejšímu webináři

V den akce:

• Začínáme za 1 hodinu

• Jsme live: Připojte se k webináři o AI právě teď

• Lekce o AI startuje za 10 minut

Manuální rozesílání připomínek hodinu před akcí není nejlepším řešením. Snadno zapomenete, spletete si seznamy nebo nestihnete zareagovat na technický problém včas. V Ecomailu si celou sérii připravíte jednou a automatizace se spolehlivě postará o zbytek.

Zde je přesný návod, jak automatizaci v drag & drop editoru nastavit:

V aplikaci přejděte do sekce Automatizace a klikněte na + Nová automatizace. V dialogovém okně zvolte možnost Prázdná automatizace, kampaň pojmenujte a vyberte seznam kontaktů, na který se bude vázat.

U eventů je naprosto klíčové správně nastavit frekvenci spuštění (určuje, kolikrát může kontakt do automatizace vstoupit):

• Pokud pořádáte jednorázový webinář, zvolte frekvenci Pouze jednou pro každý e‑mail.

• Pokud pořádáte sérii různých webinářů opakovaně, zvolte možnost Několikrát. Kontakt tak bude moct do automatizace vstoupit znovu, jakmile dokončí předchozí průchod (např. když se za měsíc přihlásí na jinou událost).

Každá automatizace potřebuje svůj startovací impuls. Z levého menu přetáhněte do editoru vhodný trigger. Pro připomínky na eventy se nejlépe hodí triggery:

• Přihlásí se do seznamu: Automat se spustí hned, jakmile se uživatel zaregistruje přes formulář na webu. Ideální pro odeslání okamžitého potvrzení.

• Nastane přesné datum: Reaguje na konkrétní den a čas uložený u kontaktu. Využijete ho, pokud sbíráte registrace průběžně a potřebujete odpočítávat dny do fixního startu pro celou skupinu najednou.

Nyní z menu přetahujte jednotlivé prvky (akce) a propojujte je jednoduchým spojením  tak, jak mají logicky navazovat.

Po úvodním uvítání byste měli kontakt nechat čekat. Použijte akci Počkat a definujte čas. Ecomail je v tomto velmi flexibilní – můžete nastavit čekání po určitou dobu (minuty, hodiny, dny), nebo čekání do určeného data a času (např. do dne konání akce v 09:00).

Pozor na státní svátky: Pokud v akci Počkat zvolíte možnost čekání do nejbližšího pracovního dne, Ecomail se řídí českým kalendářem. Kdyby měl e‑mail odejít v pondělí 17. listopadu, systém ho kvůli státnímu svátku pošle až v úterý 18. listopadu.

Celý scénář pak nezapomeňte zakončit krokem Ukončit automatizaci. Tím zajistíte, že kontakty v automatu nezůstanou „viset“ a v reportech uvidíte přesný počet lidí, kteří úspěšně prošli celým procesem.

Než automatizaci pustíte do světa, přejděte do záložky Testování a zadejte svou e‑mailovou adresu. Ecomail v rámci testu trigger přeskočí a prožene váš kontakt celým scénářem.

Všechny kroky Počkat se pro účely testu zkrátí na nezbytné minimum, takže nebudete muset čekat týden na doručení. Zkontrolujte, zda šablona správně funguje na počítači i mobilu, a ověřte si, že máte ověřenou doménu odesílatele, aby e‑maily nepadaly do spamu.

Pokud je automat v pořádku, klikněte vpravo nahoře na Spustit a zavřít. Automatizace je v té chvíli aktivní a začne okamžitě reagovat na nově přihlášené kontakty.

Pokud budete potřebovat texty v budoucnu upravit, máme pro vás skvělý tip: Pro pouhou úpravu mailingové šablony nemusíte celou automatizaci pozastavovat. Stačí rozkliknout krok Odeslat e‑mail a přes tlačítko Upravit skočit do editoru šablon. Pokud byste ale chtěli měnit strukturu scénáře (přidávat kroky nebo měnit dobu čekání), musíte automatizaci pozastavit. Změny se pak projeví pouze u kontaktů, které do upraveného kroku teprve vstoupí.

Reminder e‑mail je automatizovaná zpráva, kterou posíláte registrovaným uživatelům, abyste je upozornili na blížící se událost, jako je webinář, workshop nebo konference. Na rozdíl od jiných e‑mailů zde již nic neprodáváte, protože lidé se již zaregistrovali. Jeho hlavním cílem je předat jasné organizační pokyny a dostat účastníka v přesný čas na přesné místo. Skvěle napsaná připomínka tak lidem dodá pocit, že jsou dobře informováni, a výrazně zvýší jejich reálnou účast.

Jeden e‑mail nestačí, proto je nejlepší vsadit na promyšlenou sérii tří zpráv, kde načasování podřídíte termínu startu akce. První připomínku pošlete týden předem, kdy si lidé plánují svůj pracovní týden a schůzky. Druhý e‑mail odešlete den před akcí jako jasné upozornění, aby si účastníci zablokovali čas v kalendáři. Poslední zprávu s přímým odkazem odešlete v den akce, ideálně jednu hodinu, případně 10 minut před samotným spuštěním.

Správný reminder musí být stručný, přehledný a strukturovaný tak, aby se v něm uživatel zorientoval během několika sekund. Klíčovým prvkem je jasný předmět, personalizované oslovení a nepřehlédnutelné datum s přesným časem. Všechny nejdůležitější informace a výrazné CTA tlačítko s odkazem na stream byste měli umístit do horní části e‑mailu, aby byly vidět ihned bez scrollování. Celou zprávu nakonec zakončete přátelským pozdravem a kontaktem pro případ technických potíží.