Automatizace firmy v roce 2026: První kroky k úspoře času a peněz

Jednoduše řečeno, automatizace je nahrazení opakované ruční práce systémem, který ji provádí sám. Bez chyb. Bez únavy. Neustále stejně.

Příklad z praxe: Středně velká e‑commerce firma ručně zpracovávala objednávky, faktury i zákaznickou komunikaci. E‑maily o stavu objednávek se odesílaly manuálně, což zpomalovalo celý proces. Po zavedení automatizace procesů a automatizace e‑mailů se komunikace zrychlila, snížila se chybovost a tým získal více času na rozvoj podnikání.

Po zavedení automatizace firma ušetřila přibližně 25 hodin administrativní práce týdně, což odpovídalo téměř jedné poloviční pracovní pozici. Zároveň se snížil počet chyb v objednávkách o více než 40 % a reklamace způsobené špatnou komunikací klesly na minimum. Díky tomu firma nejen snížila provozní náklady, ale také zrychlila expedici a zvýšila spokojenost zákazníků.

Firmy dnes čelí tlaku na rychlost, přesnost a cenu. Ruční práce to nezvládá dlouhodobě. Automatizace firemních procesů přináší pět hlavních výhod:

1. šetří čas lidí,

2. snižuje chybovost,

3. umožňuje růst bez zvyšování nákladů,

4. zajišťuje efektivnější využití dat pro lepší rozhodování,

5. zvyšuje spokojenost zákazníků.
   
   

Právě proto se dnes tolik mluví o automatizaci podnikových procesů. Nejde o trend. Jde o nutnost.

Procesní automatizace je nejjednodušší a nejrychlejší způsob, jak s automatizací začít. Zaměřuje se na jasně dané kroky, které se ve firmě opakují každý den. Právě zde vzniká největší potenciál.

Ideální jsou procesy, které mají pravidla, návaznosti a jasný výsledek.

Přinášíme vám přehledný postup, jak ve firmě identifikovat a automatizovat procesy.

1. Zmapujte realitu

Nezačínejte technologií, ale procesem. Sepište si, jak dnes konkrétní proces skutečně probíhá. Kdo co dělá, kde vznikají zdržení a kde se data přepisují ručně.

2. Najděte opakující se činnost

Hledejte úkoly, které:

• se opakují každý den nebo týden,

• mají jasný začátek a konec,

• probíhají podle stejných pravidel,

• často obsahují ruční přepisování dat.

3. Spočítejte ztráty

Zjistěte:

• kolik času proces zabere,

• kolik chyb vzniká,

• kolik lidí je do něj zapojeno,

• jaký má dopad na zákazníka.

Tím určíte prioritu.

4. Navrhněte ideální stav

Popište, jak by proces měl fungovat bez zbytečných kroků. Co se má stát automaticky? Kde má být kontrolní bod? Kdo má dostat notifikaci?

5. Vyberte vhodný nástroj

Podle typu procesu zvolte:

• CRM nebo ERP systém,

• integrační nástroje,

• marketingovou automatizaci,

• e‑mailové scénáře.

Důležité je, aby nástroj dokázal systémy propojit, ne vytvořit další izolovaný ostrov.

6. Otestujte na malém vzorku

Neautomatizujte vše najednou. Spusťte pilotní verzi na jednom procesu nebo oddělení. Sledujte výsledky.

7. Měřte výsledky

Porovnejte stav před a po automatizaci:

• čas zpracování,

• počet chyb,

• náklady,

• spokojenost zákazníků.
  
  

8. Rozšiřujte postupně

Pokud proces funguje, automatizaci rozšiřte do dalších oblastí. Postupný přístup snižuje riziko a zvyšuje úspěšnost.

Velký potenciál má procesní automatizace v marketingu, zejména v e‑mailingu. Právě zde se opakuje velké množství činností, které lze snadno automatizovat.

Příklady automatizace e‑mail marketingu pro Ecomail

Například lze automaticky odesílat uvítací e‑maily po registraci, potvrzení objednávky a změny jejího stavu, reagovat e‑maily na chování uživatelů, připomínat opuštěný košík, rozesílat segmentované newslettery nebo spouštět reaktivační kampaně pro neaktivní kontakty.

Díky e‑mailové automatizaci v Ecomailu komunikuje firma se zákazníky v pravý čas, bez ručního odesílání a bez chyb. Vyzkoušejte první automatizaci přes Ecomail zdarma.

Které firemní oblasti se nejčastěji automatizují?

Pokud si kladete otázku, kde automatizaci ve firmě využít, odpověď je jednoduchá: téměř všude, kde se něco opakuje. 

• Automatizace dokumentů – včetně automatizace HR dokumentů a automatizace faktur

• Automatizace účetnictví a financí – rychlejší zpracování dokladů

• Automatizace skladu – lepší přehled o zásobách

• Automatizace logistiky – plynulejší expedice a doprava

• Automatizace e‑shopu – objednávky a komunikace se zákazníky

• Marketingová automatizace – automatické řízení marketingových aktivit a komunikace se zákazníky, včetně cíleného e‑mailingu podle chování a zájmů. 

• Průmyslové automatizace – včetně automatizace ve výrobě

Správně zvolená automatizace podnikových procesů vede ke skutečnému snížení nákladů pomocí automatizace. A čím dříve firma začne, tím větší náskok získá.

Automatizace snižuje náklady jen tehdy, pokud se její přínosy průběžně měří. Nestačí ji pouze zavést, je potřeba sledovat, jak se mění čas potřebný na zpracování úkolů, kolik chyb a reklamací vzniká, kolik ruční práce zůstává v administrativě a jaké jsou skutečné náklady na provoz procesů. Důležitým ukazatelem je také produktivita týmu a jeho vytíženost. 

Pravidelné vyhodnocování těchto dat jasně ukáže, kde automatizace funguje nejlépe a kde má smysl ji dále rozvíjet.

Cena automatizace firmy se liší podle rozsahu projektu a míry integrací. U menších firem může jít o stovky až tisíce korun měsíčně za cloudové nástroje (například marketingová nebo e‑mailová automatizace). U komplexnější automatizace podnikových procesů nebo ERP řešení se implementace ve středně velkých firmách běžně pohybuje přibližně od 200 000 Kč do 3 milionů Kč podle rozsahu integrací a úprav.

Návratnost investice se často pohybuje v horizontu 6 až 24 měsíců. Firmy typicky ušetří 20–30 % administrativního času, sníží chybovost o desítky procent a omezí potřebu manuální práce. Pokud automatizace odstraní nutnost jedné administrativní pozice nebo zvýší produktivitu týmu, může se investice vrátit ještě rychleji.

Software pro automatizaci objednávek lze získat u specializovaných poskytovatelů ERP a CRM systémů nebo prostřednictvím integračních nástrojů, které propojují e‑shop, sklad a účetnictví do jednoho automatizovaného procesu.

TIP: Než automatizujete celou firmu, otestujte automatizaci na jednom jednoduchém procesu.

Automatizace firmy není jednorázové řešení, ale dlouhodobá strategie řízení. Firmy, které systematicky automatizují firemní procesy, jsou rychlejší, flexibilnější a lépe reagují na změny trhu.

Vyzkoušejte Ecomail zdarma a začněte s automatizací ještě dnes.